Cuốn sách là một cẩm nang toàn diện về “Quản lý Khỉ”, một khái niệm ban đầu được giới thiệu bởi Bill Oncken. Nó kể về hành trình của một nhà quản lý quá tải, người đã học cách ủy quyền hiệu quả và lấy lại thời gian của mình.
LỜI GIỚI THIỆU
Kenneth Blanchard giới thiệu hình tượng “Nhà Quản Lý Khỉ” như một lời nhắc nhở về việc đầu tư thời gian vào các nhiệm vụ quản lý thiết yếu thay vì làm công việc của người khác. Ông kể lại việc bài báo “Quản lý quỹ thời gian quản lý: Ai sẽ là người nhận lấy con khỉ?” của Bill Oncken và Donald Wass đã thay đổi cuộc đời ông như thế nào. Blanchard, cùng với Hal Burrows và Bill Oncken quá cố, đã hợp tác viết cuốn sách này, với mục tiêu chia sẻ nghệ thuật “quản lý khỉ” một cách hài hước nhưng sâu sắc. Ý tưởng cốt lõi là dạy mọi người cách “tự câu cá” thay vì đưa cá cho họ, từ đó thúc đẩy sự sáng tạo và chủ động.
LẦN ĐẦU TRONG VAI TRÒ GIÁM ĐỐC
Nhân vật chính, một giám đốc mới được bổ nhiệm, ban đầu rất thành công nhưng nhanh chóng bị công việc nhấn chìm. Dù làm việc nhiều giờ, hiệu suất vẫn giảm sút, ảnh hưởng đến cuộc sống cá nhân và mối quan hệ gia đình. Sếp của anh, Alice Kelly, nhận thấy những khó khăn này và thách thức anh phải ủy quyền hoặc đảm bảo nhân viên của mình có đủ năng lực.
GẶP LẠI VỊ GIÁM ĐỐC MỘT PHÚT
Tuyệt vọng, giám đốc đã tìm kiếm lời khuyên từ “Vị Giám Đốc Một Phút”, một người bạn gia đình nổi tiếng về sự hiệu quả. Vị giám đốc than thở về vô số nhiệm vụ của mình, liên tục bị cấp dưới tìm đến xin lời khuyên. Anh nhận ra mình đang làm công việc của tất cả mọi người khác, dẫn đến một “nghịch lý: làm việc nhiều hơn nhưng đạt được ít hơn.”
SONG ĐỀ QUẢN LÝ CƠ BẢN & NHỮNG MÂU THUẪN NỘI TẠI
Vị Giám Đốc Một Phút đã xác định vấn đề cốt lõi là “Song Đề Quản Lý Cơ Bản”: tại sao sếp lại có quá nhiều việc trong khi cấp dưới lại có ít? Nhân vật chính thừa nhận anh cảm thấy mình “không thể thay thế”, nhưng Vị Giám Đốc Một Phút lập luận rằng điều này phản tác dụng và nguy hiểm, cản trở sự phát triển của người khác và khiến người quản lý dễ bị thay thế. Anh nhận ra “kẻ thù” chính là bản thân mình.
“CON KHỈ” ĐANG THUỘC VỀ AI?
Vị Giám Đốc Một Phút giới thiệu phép ẩn dụ trung tâm: một “con khỉ” là bất kỳ “bước hành động kế tiếp” nào. Ông minh họa sinh động cách các nhà quản lý vô tình nhận “khỉ” từ cấp dưới bằng cách đề nghị suy nghĩ về một vấn đề, từ đó chuyển trách nhiệm. Ông dẫn chứng các ví dụ từ kinh nghiệm của nhân vật chính, nơi các nhiệm vụ từ Ben, Maria và Erik đã trở thành “khỉ” của anh. Anh nhận ra nhiều “con khỉ” này là cơ hội, không chỉ là vấn đề, và hầu hết chúng thuộc về nhân viên chứ không phải anh.
VÒNG LUẨN QUẨN
Bằng cách nhận “khỉ” của người khác, nhà quản lý đã tạo ra một vòng luẩn quẩn: những người khác cho rằng anh ta thích “khỉ” và cứ tiếp tục đưa thêm cho anh ta, dẫn đến việc anh ta phải cắt giảm thời gian cá nhân. Sự quá tải này biến anh ta thành nút thắt cổ chai, gây ra sự chậm trễ trong toàn bộ tổ chức và cuối cùng thu hút sự chú ý tiêu cực từ sếp của chính mình, thêm vào đó là những “khỉ” do sếp áp đặt. Anh trở thành một cỗ máy phản ứng, mất đi cơ hội để làm công việc thiết yếu của riêng mình.
ĐI TÌM GIẢI PHÁP & “THỨC TỈNH”
Vị Giám Đốc Một Phút khuyên anh tham gia khóa học chuyên biệt mang tên “Quản lý thời gian quản lý”, nhấn mạnh rằng điều quan trọng là phải học những việc nào cần làm, chứ không chỉ cách làm việc. Nhân vật chính ban đầu hoài nghi nhưng vẫn quyết định tham gia. Anh học được rằng chính Vị Giám Đốc Một Phút cũng từng đối mặt với một cuộc khủng hoảng tương tự và tìm thấy giải pháp thông qua “định luật khỉ” của Bill Oncken, nhận ra ông đang làm việc cho cấp dưới chứ không phải ngược lại. Đây là “sự thức tỉnh” của anh.
ĐỘ SÂU CỦA VẤN ĐỀ & “GIẢI THOÁT”
Trở lại văn phòng, giám đốc thấy “khỉ” ở khắp mọi nơi: trên các ghi chú, trong cặp làm việc. Anh nhận ra anh và vợ mình cũng đang nhận “khỉ” từ con cái (ví dụ, đưa đón chúng đi tập bóng rổ). Điều này dẫn đến một nhận thức sâu sắc: bằng cách gánh vác trách nhiệm của người khác, chúng ta tước đi cơ hội học hỏi và phát triển của họ, khuyến khích sự phụ thuộc. Anh học được rằng “kinh nghiệm không phải là những điều xảy đến với chúng ta, mà chính là cách chúng ta ứng phó khi những điều ấy xảy đến.”
TRẢI NGHIỆM SỰ LẠC QUAN & TRẢ “KHỈ” VỀ CHUỒNG
Bài học quan trọng: “Càng quan tâm, chăm sóc, lo lắng cho người khác bao nhiêu, thì bạn lại khiến cho người đó càng trở nên phụ thuộc bạn bấy nhiêu.” Giám đốc quyết định “trả khỉ về chuồng” (cho chủ nhân của chúng). Anh tham gia hội thảo “Quản lý quỹ thời gian quản lý” và rất nóng lòng áp dụng ngay những gì đã học. Sáng thứ Hai tiếp theo, anh trả lại “khỉ” cho nhân viên của mình từng người một, xin lỗi vì sự chậm trễ nhưng khẳng định mọi thứ sẽ thay đổi.
THỜI GIAN DÀNH CHO NHÂN VIÊN
Sau khi trả “khỉ”, văn phòng của anh trở nên yên tĩnh. Anh nhận ra: “Càng không dính líu đến ‘con khỉ’ của người khác bao nhiêu, thì bạn sẽ càng có nhiều thời gian hơn cho họ bấy nhiêu.” Anh có thể thực sự hỗ trợ nhân viên thay vì làm công việc của họ. Anh trở nên nổi tiếng là một giám đốc cởi mở và thân thiện, và một cách nghịch lý, anh trở nên “không thể thiếu” bằng cách thúc đẩy năng lực và sự tự chủ của đội ngũ mình.
NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ “KHỈ” CỦA ONCKEN
Quản lý hiệu quả đòi hỏi các nhân viên phải chịu trách nhiệm chăm sóc “khỉ” của họ, giải phóng người quản lý cho các nhiệm vụ chiến lược như lập kế hoạch, đổi mới và tổ chức. Bốn nguyên tắc cho một cuộc đối thoại thực sự hiệu quả giữa người quản lý và nhân viên về một nhiệm vụ (“khỉ”) là:
NGUYÊN TẮC THỨ NHẤT: “MIÊU TẢ RÕ RÀNG”
- Mục tiêu: Xác định chính xác “bước-hành-động-kế-tiếp.”
- Lợi ích:
- Khuyến khích nhân viên chuẩn bị kỹ lưỡng, biết rằng cuộc thảo luận sẽ không kết thúc nếu không có bước tiếp theo rõ ràng.
- Đảm bảo “khỉ” trở về đúng chủ (nhân viên).
- Tăng cường sự tự tin của nhân viên bằng cách chia nhỏ nhiệm vụ thành các “bước tiếp theo” dễ quản lý.
- Ứng dụng: Người quản lý cũng có thể yêu cầu nhân viên xác định “bước tiếp theo” cho các nhiệm vụ của chính người quản lý, thúc đẩy sự phát triển lẫn nhau.
NGUYÊN TẮC THỨ HAI: “LÀM VIỆC CÓ TRÁCH NHIỆM”
- Mục tiêu: Gán rõ ràng quyền sở hữu “con khỉ.”
- Lý do:
- Nhân viên thường có nhiều thời gian hơn và đôi khi có kinh nghiệm trực tiếp hơn với nhiệm vụ của họ.
- Họ gần với công việc hơn và phù hợp nhất để chăm sóc “khỉ” của mình.
- Bảo vệ thời gian cá nhân của người quản lý.
- Thực hiện: Người quản lý chỉ nên giữ lại “khỉ” mà không ai khác có thể xử lý, trao quyền cho nhân viên chịu trách nhiệm.
NGUYÊN TẮC THỨ BA: “ÁP DỤNG BẢO HIỂM”
- Mục tiêu: Cân bằng sự tự do của nhân viên với trách nhiệm của quản lý đối với chất lượng cuối cùng, đảm bảo các lỗi có thể quản lý được.
- Các Chính sách Bảo hiểm (Mức độ Chủ động):
- Chính sách 1: Hướng dẫn trước khi hành động. (Đề xuất hành động, sau đó thực hiện nếu được phê duyệt). Kiểm soát cao, quyền tự chủ của nhân viên thấp. Dùng cho các nhiệm vụ quan trọng hoặc nhân viên thiếu kinh nghiệm.
- Chính sách 2: Hành động trước khi tham vấn ý kiến. (Thực hiện, sau đó báo cáo kết quả). Kiểm soát thấp hơn, quyền tự chủ của nhân viên cao hơn. Dùng cho nhân viên đáng tin cậy và các nhiệm vụ ít quan trọng hơn.
- Quyết định: Người quản lý quyết định chính sách, nhưng cả hai bên đóng góp vào việc phân loại hình thức bảo hiểm phù hợp. Khuyến khích chính sách 2.
- Lưu ý: Ưu tiên lợi ích công ty hơn sự phát triển cá nhân trong các tình huống quan trọng.
NGUYÊN TẮC THỨ TƯ: “KIỂM TRA ĐỊNH KỲ”
- Mục tiêu: Lên lịch kiểm tra định kỳ cho “khỉ” để đảm bảo chúng khỏe mạnh và tiến triển, phát hiện sớm các vấn đề.
- Lợi ích:
- Đảm bảo nhiệm vụ đang đi đúng hướng và nhân viên được khen ngợi khi làm tốt.
- Cho phép can thiệp và hành động khắc phục kịp thời.
- Xây dựng lòng tin của quản lý và phát triển năng lực của nhân viên.
- Thực hiện: Người quản lý nên đặt ra thời hạn báo cáo rõ ràng. Nếu “khỉ” của nhân viên gặp vấn đề, hãy dời ngày kiểm tra sớm hơn. Phân biệt giữa việc kiểm tra “sức khỏe của khỉ” (tốt) và kiểm tra “chủ nhân của khỉ” (can thiệp không cần thiết).
BẢN TÓM LƯỢC BỐN NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ “KHỈ” CỦA ONCKEN
- Miêu Tả Rõ Ràng: Xác định rõ ràng các bước tiếp theo.
- Làm Việc Có Trách Nhiệm: Gán rõ ràng quyền sở hữu, thường là cho cấp độ thấp nhất có khả năng.
- Áp Dụng Bảo Hiểm: Thực hiện một trong hai chính sách (hướng dẫn trước hành động hoặc hành động trước tham vấn).
- Kiểm Tra Định Kỳ: Đặt thời hạn theo dõi để giám sát tiến độ và can thiệp nếu cần.
Cuốn sách phân biệt giữa Chỉ định (người quản lý làm hầu hết công việc, đưa ra chỉ dẫn) và Ủy quyền (nhân viên sở hữu “khỉ”, quản lý quy trình và chịu trách nhiệm kiểm tra). Ủy quyền là về đào tạo và trao quyền, dẫn đến hiệu quả cao hơn.
BA PHẠM TRÙ THỜI GIAN
Oncken xác định ba loại thời gian mà một nhà quản lý phải cân bằng:
- Thời gian của sếp (Boss-imposed time): Các nhiệm vụ do sếp chỉ định. Cần có sự bất đồng ý kiến một cách tôn trọng nếu cần, nhưng cuối cùng vẫn phải tuân thủ.
- Thời gian của “toàn hệ thống” (System-imposed time): Các nhiệm vụ hành chính và tổ chức. Cần thiết nhưng có thể là một “hố đen” thời gian nếu không được quản lý.
- Thời gian của bản thân (Self-imposed time):
- Thời gian dành cho nhân viên (Subordinate-imposed time): Các nhiệm vụ nhận từ nhân viên (“những con khỉ”). Điều này phải được giảm thiểu.
- Thời gian cần thiết (Discretionary time): Quan trọng cho tư duy sáng tạo, lập kế hoạch và phát triển tổ chức. Đây là loại thời gian quan trọng nhất nhưng thường bị hy sinh.
Bằng cách giảm “Thời gian dành cho nhân viên” thông qua “quản lý khỉ” hiệu quả, người quản lý có thể tăng “Thời gian cần thiết” của mình, cho phép họ xây dựng lòng tin, phát triển các mối quan hệ (với sếp, đồng nghiệp, cấp dưới) và đóng góp chiến lược. Điều này chuyển thành công từ những gì người quản lý tự làm sang những gì họ trao quyền cho đội ngũ của mình làm. Mục tiêu cuối cùng là trao quyền cho mọi người tự quản lý “khỉ” của mình, làm mờ ranh giới giữa người quản lý và người thực hiện, và nuôi dưỡng một tổ chức năng động, tự quản lý. Cuốn sách kết thúc bằng việc người quản lý nhận thấy sự thay đổi tích cực của bản thân và sự hiện diện của mình trong bức ảnh gia đình, tượng trưng cho sự cân bằng đã được tìm lại.