Cuốn sách “Bí quyết Xây dựng Nhóm Làm việc Hiệu quả” trình bày một cách tiếp cận toàn diện để lãnh đạo và phát triển các nhóm, dựa trên triết lý của “Võ Giám đốc Một Phút” nhưng tập trung vào động lực và hiệu suất của tập thể. Câu chuyện xoay quanh Dan, một giám đốc đào tạo, tìm kiếm lời khuyên từ Võ Giám đốc Một Phút sau khi nhận phản hồi rằng các phương pháp quản lý hiện tại quá tập trung vào cá nhân, không phù hợp với xu hướng làm việc nhóm.
Giới thiệu và Tầm quan trọng của Nhóm
Võ Giám đốc Một Phút nhận ra rằng phần lớn thời gian quản lý dành cho các hoạt động nhóm, chứ không phải giám sát cá nhân. Các nhóm làm việc hiệu quả có khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp hơn, đưa ra quyết định sáng suốt hơn, tạo ra nhiều ý tưởng sáng tạo hơn, khuyến khích phát triển kỹ năng chuyên môn và tăng cường sự tận tụy trong công việc. Tuy nhiên, nhóm cũng có thể kém hiệu quả nếu không được quản lý tốt.
Mỗi nhóm là duy nhất về số lượng, mục đích và tính cách, nhưng tất cả đều trải qua bốn giai đoạn phát triển tương tự nhau. Một “nhóm” được định nghĩa là một tập hợp từ 2 đến 15 người thường xuyên giao tiếp trực diện, cùng thực hiện một nhiệm vụ hoặc giải quyết một vấn đề chung.
Nguyên tắc P.E.R.F.O.R.M. của Nhóm làm việc hiệu quả
Cuốn sách giới thiệu mô hình 7 yếu tố để đánh giá và xây dựng một nhóm hiệu quả:
- Purpose and Values (Mục đích và Giá trị): Nhóm có mục đích rõ ràng và các giá trị hướng đến chung, thúc đẩy sự thống nhất và chất lượng công việc.
- Empowerment (Tiếp thêm sức mạnh): Khuyến khích sáng kiến, sáng tạo, chia sẻ thông tin liên quan đến kinh doanh và trao quyền hạn nhất định cho nhóm trong việc đưa ra quyết định.
- Relationships and Communication (Quan hệ và Giao tiếp): Khuyến khích trao đổi ý tưởng, lắng nghe tích cực, giải quyết xung đột và tôn trọng sự khác biệt văn hóa.
- Flexibility (Linh hoạt): Các thành viên tự nguyện chia sẻ trách nhiệm lãnh đạo, sẵn sàng hướng dẫn và hỗ trợ lẫn nhau, thích ứng với thay đổi và khuyến khích những mạo hiểm có tính toán.
- Optimal Performance (Năng suất tối ưu): Nhóm liên tục đạt được thành tựu, đáp ứng tiêu chuẩn cao về năng suất và chất lượng, học hỏi từ thất bại và phát huy tính sáng tạo.
- Recognition and Appreciation (Công nhận và Trân trọng): Mọi thành quả của nhóm và cá nhân đều được ghi nhận, đánh giá cao và ăn mừng.
- Morale (Tinh thần nhiệt huyết): Mỗi thành viên tự tin, hăng hái, tự hào và tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau.
Kỹ năng Phân tích: Theo dõi Hoạt động của Nhóm
Để hỗ trợ sự phát triển của nhóm, lãnh đạo cần kỹ năng Phân tích cách nhóm hoạt động và sinh hoạt. Điều này bao gồm việc quan sát “Nội dung” (công việc nhóm thực hiện) và đặc biệt là “Diễn biến” (những gì xảy ra trong nhóm, cách giao tiếp, ra quyết định, giải quyết xung đột, bầu không khí và hành vi cá nhân).
Bốn Giai đoạn Phát triển của Nhóm và Lãnh đạo Hoạt biến
Cuốn sách mô tả chi tiết bốn giai đoạn phát triển mà mọi nhóm đều trải qua, cùng với phong cách lãnh đạo tương ứng:
Giai đoạn 1: Định Hướng (Orientation)
- Đặc điểm: Hào hứng nhưng cũng lo ngại về vai trò, sự chấp nhận. Chưa rõ ràng về mục đích, tiêu chuẩn, vai trò và cách thức làm việc. Cần sự chỉ đạo và định hướng từ cấp lãnh đạo.
- Phong cách lãnh đạo: Hoạch Định (S1) – Chỉ đạo nhiều, hỗ trợ ít. Lãnh đạo cung cấp thông tin, kỹ năng và phân công nhiệm vụ rõ ràng.
Giai đoạn 2: Thử Thách (Dissatisfaction/Storming)
- Đặc điểm: Mâu thuẫn giữa kỳ vọng và thực tế, vai trò/mục tiêu trở nên rối rắm. Bất đồng và phe phái xuất hiện. Nhuệ khí giảm sút, cảm giác kém tự tin và mất kiểm soát.
- Phong cách lãnh đạo: Giải Quyết (S2) – Chỉ đạo nhiều, hỗ trợ nhiều. Lãnh đạo làm rõ vấn đề, xác định lại mục đích, vai trò, mục tiêu. Khuyến khích bộc lộ suy nghĩ và ý kiến, phát triển kỹ năng giao tiếp và giải quyết xung đột. Đây là giai đoạn quan trọng, cần được xử lý kịp thời để nhóm trưởng thành.
Giai đoạn 3: Hòa Nhập (Integration/Norming)
- Đặc điểm: Phân chia vai trò, mục tiêu rõ ràng hơn. Cam kết với giá trị chung tăng cao. Nhiệm vụ được hoàn thành tốt hơn. Phát triển niềm tin, gắn bó, sự hài hòa và tôn trọng. Sẵn sàng chia sẻ trách nhiệm và quyền lãnh đạo. Đại từ nhân xưng chuyển từ “tôi” sang “chúng ta”.
- Phong cách lãnh đạo: Cộng Tác (S3) – Chỉ đạo ít, hỗ trợ nhiều. Lãnh đạo khuyến khích chia sẻ quan điểm khác biệt để tránh “rào cản quan điểm” (groupthink). Hỗ trợ nhóm tự giải quyết bất đồng, xây dựng mối quan hệ tích cực và tự điều hành.
Giai đoạn 4: Tạo Hiệu Quả (High Performance/Performing)
- Đặc điểm: Các thành viên nắm rõ mục đích, giá trị, vai trò, mục tiêu. Nhóm được tiếp thêm sức mạnh để liên tục cải thiện. Mối quan hệ dựa trên niềm tin, tôn trọng và cởi mở. Linh hoạt và chia sẻ trách nhiệm lãnh đạo. Đạt hiệu suất và chất lượng công việc tối ưu, với tinh thần hăng hái cao độ.
- Phong cách lãnh đạo: Ủy Thác (S4) – Chỉ đạo ít, hỗ trợ ít. Lãnh đạo tiếp tục tập trung vào hiệu quả, đón nhận thử thách mới, công nhận thành quả. Nhóm tự vận hành, tự đưa ra quyết định và không còn phụ thuộc nhiều vào trưởng nhóm.
Động lực Năng suất và Nhuệ khí
Biểu đồ mô tả sự biến thiên của năng suất và nhuệ khí qua các giai đoạn:
- Năng suất: Thấp ở giai đoạn Định Hướng, tăng dần qua Thử Thách và Hòa Nhập, đạt mức cao nhất ở Tạo Hiệu Quả.
- Nhuệ khí: Khởi đầu cao ở Định Hướng, giảm đáng kể ở Thử Thách (giai đoạn khó khăn), sau đó vươn lên ở Hòa Nhập và đạt đỉnh cao ở Tạo Hiệu Quả.
Lãnh đạo là Nhà Giáo Dục và Người Tiếp thêm Sức Mạnh
- “Nhà lãnh đạo” và “nhà giáo dục” là hai từ đồng nghĩa. Công việc của lãnh đạo là giúp con người phát triển bản thân, phát huy tài năng tiềm ẩn.
- Tiếp thêm sức mạnh là quá trình từng bước trao lại trọng trách hướng dẫn và hỗ trợ cho nhóm, giúp nhóm chuyển từ tình trạng phụ thuộc sang tự chủ và liên kết với nhau.
- Khi không chắc chắn về giai đoạn phát triển của nhóm, lãnh đạo nên bắt đầu với phong cách Chỉ Đạo (S1), vì việc nới lỏng quản lý dễ hơn là thắt chặt.
- Các nhóm có thể bị suy thoái (quay lại các giai đoạn trước) do thay đổi thành viên, nhiệm vụ hoặc các sự kiện lớn. Lãnh đạo cần linh hoạt điều chỉnh phong cách để phù hợp.
- Nguyên tắc cốt lõi: “Tiếp thêm sức mạnh là phải trao tự do cho người khác để họ tự bước đi.” Nhóm sẽ cảm thấy được tiếp thêm sức mạnh khi họ tham gia, xây dựng và tạo ra thành quả.
Cuốn sách kết thúc với việc Dan và Maria áp dụng thành công các nguyên tắc đã học, trở thành những “Võ Giám đốc Một Phút” mới, tự tin trong việc phân tích giai đoạn, thích ứng phong cách lãnh đạo và trao quyền cho đội nhóm của mình.